Poste Italiane è una azienda che oggi offre una pluralità di servizi ai suoi clienti. Recentemente ha attivato anche il servizio di firma digitale remota. Ecco caratteristiche e vantaggi per i clienti.

Firma digitale (Fonte foto: web)

Forse non tutti sanno che dall’inizio della scorsa primavera, è attivo il nuovo servizio di Poste Italiane, denominato ‘firma digitale remota‘.

Ebbene sì, da alcuni mesi, i cittadini che debbono firmare in maniera digitale i propri documenti elettronici aventi valore legale, possono contare sulla firma digitale remota di Poste Italiane, che permette loro di mettere la firma su schermo in modo assai facile.

Due elementi vanno rimarcati subito, circa questo nuovo servizio. Da un lato, non serve usare la smart card, e dall’altro detta firma ha lo stesso valore legale della firma autografa. Un bel vantaggio, insomma.

Qui di seguito intendiamo dunque soffermarci sugli aspetti chiave della firma digitale remota, in modo da capire bene come funziona e perchè può tornare utile al cittadino. Facciamo chiarezza.

Firma digitale remota: che cos’è?

Spiegare il concetto di firma digitale non è operazione complessa. In buona sostanza, la firma digitale consiste nello strumento per firmare documenti digitali di vario genere, dalle fatture elettroniche ai bilanci aziendali. Essa oggi è diventata essenziale in molti ambienti lavorativi ed è prevista, ad esempio, anche nei contratti bancari.

Tecnicamente parlando, la firma digitale è il risultato di una procedura informatica fondata su tecniche crittografiche. Essa permette di correlare in modo indissolubile un numero binario (appunto la firma) a un documento informatico, vale a dire ad un insieme di bit che consiste in fatti, atti o dati giuridicamente rilevanti.

Come accennato, oggi la firma digitale è indispensabile per dare validità legale ai documenti informatici in una vasto ambito di contesti, come la sottoscrizione di contratti; di dichiarazioni; o di atti amministrativi nel settore pubblico e in quello privato.

In concreto dunque la rilevanza della firma digitale remota di Poste Italiane è evidente se pensiamo che può essere sfruttata per innumerevoli documenti a valore legale, scambiati quotidianamente nei rapporti tra privati cittadini e per le pratiche rivolta alle PA, enti e imprese. Detta firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore ma anche aspetti come l’integrità e non ripudiabilità del documento che, infatti, non può essere disconosciuto dal firmatario. Giuridicamente, insomma, si tratta di peculiarità di prim’ordine e che non vanno affatto sottovalutate.

Da rimarcare che la firma digitale remota di Poste Italiane è un servizio riconosciuto in Europa ed è in linea con la normativa eIDAS. Ne parleremo diffusamente più avanti. Anticipiamo però che i clienti possono attivare il servizio sul web, senza bisogno di recarsi in ufficio postale per il riconoscimento e senza bisogno di alcuna formalità, se sono già in possesso dell’identità digitale Poste ID abilitato a Spid o del nuovo Account di Poste Verificato (profilo forte).

Qual è la normativa di riferimento sulla firma digitale remota?

Occorre segnalare che la normativa di riferimento nazionale sulla firma digitale è contenuta nel Codice dell’amministrazione digitale (CAD), ossia il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Detta normativa è stata più volte modificata e la versione attuale è in vigore dal 27 gennaio 2018. Ma attenzione: la specifica materia delle sottoscrizioni digitali – avente come ovvio respiro ‘internazionale’ – è influenzata in modo significativo dal regolamento europeo 910/2014 – il cd. regolamento eIDAS – che è pienamente operativo dal 1 luglio 2016.

Tenuto conto che a livello giuridico, un regolamento europeo è di rango normativo al di sopra delle normative nazionali, il Codice citato ha coordinato le già esistenti norme italiane con quelle comunitarie.

La firma digitale remota ha pieno valore legale: per quali documenti è utilizzata?

Il Codice dell’Amministrazione Digitale è la fonte primaria di riferimento sull’argomento: “l’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli; punzoni; timbri; contrassegni e marchi”. In altre parole soddisfa tutti i requisiti della firma scritta e tradizionale. In particolare, si può distinguere tra firma elettronica semplice e avanzata; firma elettronica qualificata e firma digitale:

  • la firma elettronica “semplice”  non ha alcun valore legale;
  • la sottoscrizione elettronica avanzata certifica l’integrità del documento;
  • la firma qualificata certifica sia l’originalità che l’integrità dei documenti;
  • la firma digitale ha invece pieno valore legale, ed è quella di cui ci occupiamo qui.

Quest’ultima, come accennato, ha lo stesso valore della firma autografa. Ne ribadiamo allora l’utilità con riferimento alla sottoscrizione, e dunque al conferimento di validità ad una pluralità di documenti, tra cui:

  • contratti e verbali;
  • atti amministrativi;
  • bilanci aziendali;
  • dichiarazioni;
  • autocertificazioni;
  • visure;
  • cambi di residenza;
  • richieste di contributi;
  • esenzioni da pagamenti;
  • risposte a bandi di gara.

La firma digitale è mirata dunque alla sottoscrizione di documenti informatici, per dare loro valore legale: anzi, rispetto alla firma tradizionale, conferisce maggiori garanzie di sicurezza e autenticità. Soprattutto, si può sfruttare in tutti quei documenti che includono una volontà o un adempimento.

La firma digitale ha pieno valore legale: i 3 requisiti essenziali

Altro indubbio vantaggio della firma digitale remota è che consente di risparmiare tempo ed avere meno sprechi, facendo decrescere i costi di conservazione del documento. E’ intuitivo infatti che la dematerializzazione dei documenti aiuta a rendere più agili le pratiche di Pubbliche Amministrazioni e aziende. Di fatto abbatte la burocrazia. Attenzione però, la firma digitale – per poter essere definita tale – deve avere obbligatoriamente tre requisiti precisi:

  • integrità: il documento, dalla data nella quale è stato firmato, non ha subito alcuna modifica;
  • autenticità: oltre a verificare l’identità di chi l’ha firmato, comprova che il documento è originale e chi l’ha firmato è consapevole del suo contenuto;
  • non ripudiabilità: chi ha firmato il documento non può disconoscerlo.

Inoltre, questa particolare firma si può apporre in documenti di vari formati, tra cui .rtf, .jpg, .txt, .ASCII standard, .xml. All’interessato dunque la libertà di scelta sul formato.

Firma digitale remota: quando è obbligatoria?

Solitamente si parla di obbligo di firma digitale con riferimento alle partite Iva, ma in verità non tutte sono obbligate ad averne una. Vero è però che in talune situazioni, aziende e liberi professionisti devono usarla per imposizione di legge. Ad esempio, la fatturazione elettronica verso le PA comporta l’utilizzo obbligatorio di firma certificata e PEC. Pertanto nell’ipotesi di collaborazioni attivate con enti locali; ospedali; scuole e così via, imprese e autonomi devono usare la firma digitale. Non solo, è richiesta anche per partecipare a concorsi e bandi pubblici.

Ancora, bilanci; atti e documenti ufficiali di imprese, società e associazioni devono essere firmati in modo digitale. In particolare, dal 2 marzo 2020, è scattato l’obbligo di firma digitale per la presentazione delle pratiche al Registro delle Imprese. Sicuramente con ciò si intende abbattere tempi e costi della burocrazia italiana. Si può già fare qualche previsione rispetto al futuro. Se è vero che detta tipologia di firma può sostituire in tutti le ipotesi la firma autografa, la tendenza alla dematerializzazione e al risparmio di carta condurrà certamente tutti a dotarsi di questo dispositivo. Perciò, laddove si sia libero professionista a partita Iva aperta, possedere una firma digitale accreditata è una scelta già ora certamente opportuna, specialmente in prospettiva dei prossimi anni.

Firma digitale remota: come ottenerne una?

L’interessato ad ottenere una firma digitale remota, deve fare riferimento ad un ente certificatore riconosciuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale. L’elenco è rintracciabile sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Altrimenti, si possono chiedere informazioni alla sede più vicina della Camera di Commercio.

I provider, ossia i fornitori del servizio, mettono a disposizione varie soluzioni: kit, smart card più lettore e software; oppure dispositivi che sfruttano il meccanismo dell’one time password.

In altre parole, vi sono diversi prodotti di firma digitale ed essi sono non di rado costituiti da un device, come una smart card, che include un certificato di firma digitale rinnovabile; ed un dispositivo che serve per leggere la smart card. Sul mercato è anche possibile rintracciare da un po’ di anni anche un kit che è formato da una chiavetta USB che ha dentro il certificato di firma digitale. Ed anche vi sono dispositivi di firma digitale remota che consentono di firmare documenti attraverso le soluzioni in cloud. In buona sostanza, questi ultimi operano come dei dispositivi di firma virtuali, e che possono essere accessibili soltanto tramite sistemi di accesso “protetti” con dispositivi fisici che danno delle password usa e getta con una chiavetta OTP, o app per smartphone o messaggi sms.

Per ottenere la firma digitale, l’interessato deve eseguire il riconoscimento

Attenzione ai dettagli dell’iter di attivazione, giacchè al momento dell’acquisto della firma digitale, l’interessato dovrà essere riconosciuto, anche tramite video. Non solo: è necessario anche avere un documento di identità valido. E nell’ipotesi nella quale si appartenga a un ordine professionale; oppure si abbia  un ruolo in un ente pubblico,  sarà domandata ulteriore documentazione. Questo per evidenti ragioni di sicurezza.

Nel settore, vi sono diversi provider qualificati e certificati, che mettono a disposizione i propri servizi per ottenere la firma digitale remota. C’è ad esempio Aruba Pec, oppure InfoCert, e anche Zucchetti. Qui di seguito ci soffermeremo ora, come accennato all’inizio di questo articolo, sul servizio di firma digitale remota offerto da Poste Italiane.

Firma digitale remota di Poste Italiane: di che si tratta?

Come appena accennato, anche il Gruppo Poste Italiane è incluso negli enti certificatori, accreditati da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale; e mette a disposizione kit per privati e business, rivolto a PA e imprese.

I cittadini che intendono o debbono sottoscrivere in modo digitale i documenti con valore legale, possono così fare riferimento alla nuova firma digitale remota di Poste Italiane. Si tratta di un servizio che permette di apporre la propria firma digitale in maniera ancora più agevole, ossia senza l’utilizzo di smart card, e con il medesimo valore legale della firma autografa.

Come si può leggere all’interno del sito web ufficiale di Poste Italiane, la firma digitale remota può essere usata per documenti a valore legale scambiati nei rapporti tra privati cittadini e per le pratiche indirizzate a PA; enti e imprese. Innumerevoli insomma le possibilità di utilizzo del meccanismo.

Inoltre, come già accennato, la firma digitale remota garantisce l’identità del sottoscrittore; l’integrità e non ripudiabilità del documento che – lo ribadiamo – non può essere disconosciuto da colui che appone la firma. Va da sè che la firma digitale remota di Poste Italiane è un servizio riconosciuto in Europa ed è in linea con la normativa eIDAS.

In particolare, i clienti possono attivare il servizio via web, senza bisogno di recarsi  alle poste per il riconoscimento, se:

  • sono già in possesso dell’identità digitale Poste ID abilitato a Spid:
  • oppure del nuovo Account di Poste Verificato (profilo forte).

Le caratteristiche della firma digitale remota di Poste Italiane: ecco quali sono

  • Attivazione online;
  • Validità 3 anni;
  • Riconosciuta in in tutto il continente europeo (normativa eIDAS);
  • Usabile nei servizi online di Poste.

Chiarificatrici le parole usate nel sito web ufficiale di Poste Italiane, per sottolineare le qualità del servizio. Esse rispecchiano quanto finora detto, e per completezza le riportiamo di seguito: “La Firma Digitale è l’equivalente informatico della firma autografa, con il medesimo valore legale e il vantaggio di una totale sicurezza.
Ti consente di sottoscrivere in modo completamente digitale documenti a valore legale, nei rapporti tra cittadini; e nella gestione di pratiche verso Pubbliche Amministrazioni, Enti e Imprese”. Inoltre questa firma “garantisce l’autenticità della firma, intesa come identità del sottoscrittore, l’integrità del documento, ossia che non abbia subito modifiche dopo la firma; il non ripudio del documento da parte del sottoscrittore, il quale non può disconoscere la propria firma a meno che non fornisca delle prove“.

Soprattutto, il meccanismo della firma digitale remota di Poste Italiane consente di apporre la firma in modo facile e rapido dal proprio pc, senza dover usare altri dispositivi (smart card).

L’interessato deve sapere che può utilizzare la firma digitale remota anche nei servizi via web di Poste Italiane che la richiedono, ad es. per ‘Ritiro Digitale‘.

I costi della firma digitale remota di Poste Italiane: ecco quali sono

I costi del servizio offerto da Poste Italiane sono esposti in modo molto chiaro sul sito web ufficiale. Insomma, non ci si può sbagliare.

La firma digitale remota ha un costo di 45,75 euro (IVA inclusa). Talvolta l’azienda prevede delle promozioni ad hoc per un periodo limitato.

Ma attenzione: il servizio di firma digitale remota è gratuito per l’uso esclusivo nell’ambito dei servizi online di Poste Italiane (come ad es. Ritiro Digitale). Si tratta certamente di un indubbio vantaggio, che probabilmente invoglierà molti clienti di Poste Italiane ad attivare il servizio in oggetto.

Ottenere il servizio firma digitale remota Poste Italiane: come attivarla

Come è espressamente indicato nel sito web ufficiale, giova ribadire nuovamente che il servizio in oggetto è acquistabile via web, se si è già dotati di identità digitale “forte” rilasciata da Poste Italiane: PosteID abilitato a SPID oppure Account Poste Verificato. In particolare, l’interessato ha un account Poste “verificato” o “forte” se è già cliente BancoPosta o Postepay con operatività online; o se lo ha domandato in ufficio postale. In ogni caso, si può verificare la tipologia del proprio account, facendo accesso all’area personale MyPoste , nella sezione Gestisci Profilo.

Inoltre, se l’interessato è un professionista o un responsabile legale di azienda, può acquistare il servizio di firma digitale remota con il proprio account poste.it business. Anche questo è un indubbio vantaggio in termini pratici. L’attivazione online comporta che alla fine della procedura di acquisto si otterrà una e-mail con le istruzioni per attivare la propria firma digitale remota e scegliere il PIN firma che permetterà di fatto di sfruttarne l’utilità.

Ovviamente, vi è una pagina web apposita, per intraprendere l’attivazione del servizio.

Servizio firma digitale remota Poste Italiane: come utilizzarlo

Vediamo ora in sintesi come fare per usare il servizio. Per firmare occorre:

  • scaricare firmaOK!, software gratuito ad hoc da installare sul proprio pc. Esso servirà a firmare digitalmente ogni tipo di file;
  • inserire PIN Firma e Codice OTP.

In particolare, tutte le volte che colui che ha ottenuto il servizio firma digitale remota intende firmare, dovrà immettere il proprio PIN Firma e un Codice di verifica OTP che si otterrà con SMS al numero di cellulare inserito in fase di adesione. Inoltre, il software citato gestisce tutti i formati di firma digitale di cui alla normativa (p7m, PDF e XML). Si potrà verificare ogni file firmato digitalmente e marcato temporalmente. Secondo i più moderni standard, il software è dotato di una funzionalità di aggiornamento automatico.

Mentre per quanto attiene alla gestione della firma, è tutto molto semplice: per gestirla, basta cliccare su ‘Gestisci firma‘ e andare all’area di gestione. In essa si può modificare il PIN Firma; cambiare il numero di cellulare su cui si riceve I’OTP; revocare, sospendere e riattivare la propria firma digitale remota di Poste Italiane.